Control de inventario para restaurantes: guía paso a paso

El inventario es el punto ciego de la mayoría de los restaurantes en México. Se sabe cuánto entra (la factura del proveedor) y cuánto sale (las ventas del sistema o de la caja), pero lo que pasa en medio — en la cocina — es territorio desconocido.

Ese territorio desconocido es donde se pierden entre el 3% y el 12% de los insumos.

Por qué el inventario es urgente

Sin control de inventario no puedes responder tres preguntas básicas:

1. ¿Cuánto producto tengo hoy?

2. ¿Cuánto debería tener según mis ventas?

3. ¿Cuál es la diferencia y por qué existe?

La diferencia entre lo que deberías tener y lo que realmente tienes se llama varianza de inventario. Si es alta y constante, estás perdiendo dinero en algún lugar de la operación.

El sistema básico en 4 pasos

Paso 1: Define qué vas a contar

No necesitas contar todo al principio. Empieza con los 10 insumos de mayor costo: la proteína principal, los lácteos, el aceite, las bebidas. Esos probablemente representan el 70% de tu costo total de ingredientes.

Paso 2: Establece una frecuencia de conteo

• Proteínas: diario o cada dos días
• Bebidas y lácteos: dos veces por semana
• Abarrotes y especias: semanal o quincenal

Paso 3: Registra entradas y salidas

Cada factura de proveedor es una entrada. Cada venta registrada (multiplicada por la cantidad de ingrediente que usa esa receta) es una salida teórica.

Paso 4: Compara lo teórico con el físico

Al final del período, cuenta físicamente lo que tienes. Compáralo con lo que deberías tener según las matemáticas. La diferencia es tu varianza.

Qué hacer con las varianzas

Una varianza del 1-2% es normal y esperada (merma natural, evaporación, errores pequeños de porción). Más del 4% requiere investigación:

• ¿Hay platillos donde las porciones son inconsistentes?
• ¿El personal está comiendo sin registro?
• ¿Hay merma por mal almacenamiento?
• ¿Hay faltantes sin explicación (robo)?

La herramienta más subestimada: el conteo ciego

Un conteo ciego significa que la persona que cuenta el inventario no sabe cuánto debería haber. Cuenta lo que ve y entrega ese número. El encargado compara con el teórico.

Esto elimina el sesgo de "contar lo que se espera encontrar" y hace el conteo mucho más honesto.

AppTito y el control de inventario

El módulo de inventario de AppTito permite registrar recetas con cantidades exactas, ligarlas a los ingredientes del almacén y ver automáticamente el consumo teórico según las ventas del día. Es la única plataforma de menú digital en México con este nivel de control de costos incluido en el plan base.